Avainkaapit parantavat yrityksen avainturvallisuutta!

Avainkaappi 370 avainkoukkua

Avainkaapit parantavat yrityksen avainturvallisuutta

Kuulostaako tutulta: yrityksessä on käytössä kymmeniä, ellei satoja eri avaimia, mutta kukaan ei todella tiedä, kenellä ja missä avaimet ovat. Myös kirjanpito on usein menneeltä vuosituhannelta: luovutetut avaimet kenties kuitataan siniseen ruutuvihkoon.

Voi myös olla, että yritys on mennyt siitä, mistä aita on matalin eli hankkinut avainkaapin, joka ei ole testattu ja sertifioitu. Jos avain katoaa, sitä haetaan kissojen ja koirien kanssa toivoen, että sitä ei saanut käsiinsä potentiaalinen pitkäkyntinen. Useissa yrityksissä avaimia hallinnoi yksi ihminen. Jos hän on pois, tarvittavan avaimen saaminen voi jäädä haaveeksi. Toisin sanoen yrityksen avainhallinta on retuperällä. Siksi pienimmänkin yrityksen kannattaisi luoda pelisäännöt avainten hallinnalle. Muuten töihin tullessa pahimmillaan vastassa olla tyhjennetty, myllerretty toimitila.

Tiedät aina, missä avaimet ovat

Perinteisten mekaanisten avain- ja turvakaappien rinnalle on tullut digitaalisia, älyteknologiaa hyödyntäviä avainhallintajärjestelmiä. Ne vievät avainturvallisuuden uudelle tasolle. Älykaapeissa avaimet ovat tallessa RFID-tunnisteen takana. Hyöty on siinä, että yritys tietää tarkkaan, kenellä mikäkin avain on.

Älykaappeihin voi myös ohjelmoida yksilöllisiä ominaisuuksia. Jos kaapissa esimerkiksi säilytetään myös auton avaimia, voi kaapin ohjeistaa vaatimaan puhalluskokeen ennen avaimen luovutusta.

Suurten yritysten avainkaapeissa voi olla jopa satoja avaimia, ja isännöinti- ja huoltoyrityksissä avaimet tulevat ja menevät pitkin päivää. Tällaisissa tapauksissa avainten nopea ja näppärä hallinta on todella tärkeää. Kun kyse on älykkäistä kaapeista, avaimen haltija on aina tiedossa. Ylläpitäjä voi myöntää kullekin käyttäjälle oikeuden vain tiettyyn avaimeen tai avaimiin.

Biometrinentunnistus lisää avainturvallisuutta

Avainhallintajärjestelmässä avain voidaan tunnistus tehdä myös biometrisellä eli sormenpäätunnistuksella, mikä parantaa entisestään avainturvallisuutta erityisesti niin sanotuissa vahvoissa avaimissa eli yleis- ja huoltoavaimissa. Tähänkin saakka ostaja on voinut valita kaappiin pin-koodi – tai RFID-tunnistuksen.

Luotettavan tunnistuksen ansiosta älykäs avainkaappi ei vaadi ketään päivystämään kaapin luokse. Näin yrityksessä vapautuu työaikaa kiireellisempiin tehtäviin.Käyttäjähallinta tapahtuu joko kaapissa olevan kosketusnäytön tai PC-ohjelmiston kautta. Uusia käyttäjiä voidaan lisätä tai käyttöoikeuksia muuttaa. Jos kaappeja on useampia, niitä voi hallita keskitetysti yhdestä paikasta verkon yli.

Avaimen ”panttaaja” jää kiinni

Mutta miten varmistaa, että avaimen haltija palauttaa avaimen? Älykkään avainkaapin käyttäjähallinnan kautta voidaan määritellä niin, että ylläpitäjälle lähtee vaikkapa kahden tunnin jälkeen muistutusviesti, että tiettyä avainta ei vielä ole palautettu kaappiin. Näin ylläpitäjä voi pyytää avainta takaisin. Avainhallinnan pelisäännöt kannattaa määrittää yrityksen tarpeiden mukaan. Apua saa alan asiantuntijalta.

Finanssialan ohjeet päivityksen tarpeessa

Finassialan (FA:n) ohjeistus on päivityksen tarpeessa, koska alan toimintaympäristö on muuttunut. Ohjeistus puhuu sitkeästi ovien lukumäärästä, vaikka ratkaisevaa on aukaisujen määrä yksittäisellä avaimella.
Ohjeistukset tulisi päivittää ajan vaatimisten mukaisiksi eikä sähköisiä avaimia saa niissä unohtaa.  Avainten säilytyksen vaihtoehdoista on myös muun muassa Safetysetin julkaisema opas, joka voi auttaa yritystä valinnoissaan.

Hyvin hoidettu avaintensäilytys ja -hallinta minimoi yölliset yhteydenotot. Kukaan ei halua herätä vartijan soittoon aamuyöllä.

 

 

 

 

 

 

 

Kategoria(t): Yleinen Avainsana(t): , . Lisää kestolinkki kirjanmerkkeihisi.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.