Jokaisella yrityksellä tulisi olla turvalliset puitteet avainten, tärkeiden asiakirjojen, arvotavaroiden ja pienten rahasummien säilytykseen. Tämä on tärkeää paitsi rikoksen ja vahinkojen ehkäisyssä, myös siksi, että yrityksen toiminta olisi ylipäätään sujuvaa avainten ja muiden suojelua vaativien tavaroiden ja papereiden käytössä.
Kun ehkäiset riskejä kunnolla, ei tarvitse sitten myöhemmin jossitella tai riidellä vakuutusyhtiön kanssa. Alla muutamia vinkkejä ja lähtökohtia on yrityksesi turvakaappien hankintaan ja ”avainpolitiikkaan”.
- Hanki yrityksen käyttöön avain- tai turvakaappeja, jotka täyttävät vakuutusyhtiöiden ja Finanssialan Keskusliiton standardit ja murtosuojausohjeet. Vain tämä takaa laadukkaan säilytystilan vaatimukset ja vakuutusehtojen täyttymisen.
- Huolehdi, ettei turvakaappi ole helposti ulkopuolisen havaittavissa, esimerkiksi ikkunan kautta. Sisäänpääsy turvakaapin huonetilaan saisi olla vain henkilökunnalla.
- Kiinnitä turvakaappi lattiaan tai seinään ohjeiden mukaisesti. Kaappi tulisi pultata vahvasti kiviseinään tai lattiaan.
- Avain- tai turvakaappi kannattaa varustaa elektronisella lukolla, sillä kaapin merkittävin turvallisuusriski on sen mahdollinen oma avain.
- Huolehdi siitä, että tilan ikkunat ja lasiovet ovat myös murtosuojattuja.
- Kuljeta avaimia mukana valvotusti, vastuullisesti ja varkailta suojassa. Niitä ei saa jättää edes tilapäisesti autoon, paitsi vahvasti kiinnitettyyn lukittuun koteloon.
- Avaimet on merkittävä tai koodattava niin, ettei niitä voi yhdistää tiettyyn osoitteeseen tai kohteeseen. Huolehdi myös avainkoodilistan turvallisesta säilytyksestä erillään avainten kanssa.
Oikea kaappi oikeaan tarpeeseen
Ennen kuin hankit avain- tai turvakaappia, selvitä ja määrittele minkälaiseen käyttöön ja tarpeeseen se tulee, esimerkiksi
- mitä ja minkä arvoisia asioita aiot suojata: avaimia, asiakirjoja tms.
- minkä kokoista kaappia tarvitset, esimerkiksi kuinka monta avainta aiot säilyttää avainkaapissa nyt ja tulevaisuudessa
- kuinka monta käyttäjää avain- tai turvakaapilla on?
Avain- ja turvakaappeja löytyy moneen tarpeeseen. Ennen kuin valitset, keskustele tilanteestasi turvatuotteiden asiantuntijan kanssa ja varmista, mitä omat vakuutusehtosi määrittelevät säilytysratkaisuille.